RSS

Perencanaan Implementasi Sistem Baru Pada Suatu Organisasi

14 Jan

Dalam kasus 1 tersebut, digambarkan bahwa di suatu Universitas Swasta memiliki sedikitnya 10000 mahasiswa aktif yang tersebar di 10 fakultas dan 45 jurusan. Diceritakan juga tugas-tugas pegawai bagian akademik yang harus merekap semua KRS mahasiswa, membuat daftar peserta mata kuliah berdasarkan KRS tersebut. Bisa dibayangkan betapa repotnya, jika diasumsikan setiap angkatan pada setiap jurusan memasarkan rata-rata 10 mata kuliah, dan setiap jurusan memiliki 4 angkatan maka akan terdapat 40 mata kuliah. Jika setiap mata kuliah dipasarkan untuk rata-rata 2 kelas, maka akan ada 80 kelas mata kuliah. Sehingga untuk satu universitas harus dibuat 3600 daftar peserta mata kuliah. Jika seorang pegawai dalam satu hari bisa menyelesaikan 5 daftar peserta mata kuliah, maka tugas yang harus diselesaikan paling lama dalam waktu 5 hari itu harus dikerjakan oleh 144 orang pegawai. Jika di bagian akademik tersebut hanya ada 10 orang pegawai, maka pekerjaan itu dapat diselesaikan dalam waktu 72 hari kerja, dan itu artinya di selesaikan dalam waktu 14 minggu kerja. Keburu UAS …

Perhitungan di atas baru menghitung soal waktu untuk menyelesaikan pekerjaan itu saja, belum berhitung soal biaya. Jika diasumsikan bahwa biaya untuk membuat 1 daftar peserta mata kuliah sebesar Rp. 1000,- maka biaya yang harus dikeluarkan adalah Rp. 3.600.000,-. Belum lagi biaya untuk KRS dan lain-lain.

Kemudian jika pimpinan menginginkan laporan tentang jumlah mahasiswa yang memprogram KRS, jumlah SKS yang diprogram, dan lain-lain akan memakan waktu yang juga tidak sebentar.

Itulah sebagian dari tugas pegawai bagian akademik Universitas. Oleh karena itu, maka diperlukan suatu sistem yang dapat memudahkan kerja pegawai bagian akademik. Sistem yang diusulkan adalah Sisfokampus. Masalahnya sekarang, bagaimana meyakinkan pimpinan universitas agar mau mengimplementasikan sisfokampus.

Cara meyakinkan pimpinan agar mau menggunakan sistem baru yang lebih baik untuk membantu berlangsungnya berbagai macam proses bisnis yang berlangsung pada perguruan tinggi tersebut adalah :

  • Memberikan data-data kongkrit tentang kelemahan sistem yang lama

Data-data kongkrit tentang kelemahan sistem yang lama dapat disajikan seperti di atas. Kelemahan sistem yang dapat disajikan adalah kelemahan-kelemahan dalam hal lamanya pengerjaan, biaya yang dibutuhkan, akurasi informasi yang disajikan kepada pimpinan, dan kecepatan dalam menghasilkan informasi pada pimpinan.

  • Memberikan perkiraan keuntungan yang didapatkan ketika menggunakan sistem baru.

Perkiraan keuntungan yang didapatkan dapat diperkirakan melalui analisis biaya – manfaat. Dengan analisis biaya – manfaat didapatkan kesimpulan apakah penerapan sisfokampus dapat diterima atau tidak.

  • Mempresentasikan dan mendemonstrasikan sisfokampus ke hadapan pimpinan.

Cara lainnya adalah dengan mempresentasikan dan mendemonstrasikan sisfokampus ke hadapan pimpinan. Untuk hal ini harus dipelajari terlebih dahulu sisfokampus, kemudian diinstalasikan komputer yang difungsikan sebagai server. Setelah itu didemonstrasikan cara kerja sisfokampus tersebut, dan juga keuntungan-keuntungan yang didapatkan jika mengimplementasikan sisfokampus.

  • Studi banding ke perguruan tinggi lain yang telah menerapkan sistem serupa

Cara ini juga bagus untuk digunakan, dengan studi banding ke perguruan tinggi lain yang menerapkan sistem serupa maka akan didapatkan informasi langsung dari pengguna tentang keuntungan-keuntungan juga konsekwensi-konsekwensi yang harus diterima jika menerapkan sisfokampus. Informasi yang mungkin didapatkan dari kegiatan studi banding tersebut adalah :

  • Fitur apa saja dari sisfokampus yang digunakan di perguruan tinggi tersebut.
  • Bagaimana peralihan dari sistem lama (manual) ke sistem baru.
  • Berapa biaya yang dibutuhkan untuk implementasi.
  • Apa saja manfaat yang didapat dengan implementasi sisfokampus.
  • Seberapa banyak penghematan dalam hal biaya, waktu, dan tenaga yang didapatkan dengan implementasi sisfokampus.
 

Tag: , ,

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: